Управление процессами

Построение системы ключевых показателей функционирования процессов.

 

Практический пример улучшения процесса по методологии 6 сигма здесь.

Построение системы ключевых показателей функционирования процессов.

1) Ключевые показатели функционирования процессов компании определяются, исходя из стратегии компании.

 

 

Возьмем для примера компанию , перед которой стоит задача

1)      сохранять рынок существующих потребителей

2)    активно сотрудничать с локализующимися западными компаниями

3)   без изменения количества работников (в плюс и минус) – повышать эффективность нашей деятельности (расходы – финансы)

 

Описанные выше задачи считаю стратегией, исходя из неё, задача номер 3 – повышение эффективности, требует внедрения системы сбалансированных показателей.

 

Смысл измерения показателей – сравнение с желательным для компании значением и принятие действий по улучшению. Для того, чтобы определить желательное значение – необходимо сначала знать, какие вообще значения существуют в важных для компании процессах.

Итак, для каждого важного процесса необходимо установить сбалансированный набор показателей. Данный набор (2-4 показателя) должен в совокупности отражать

1)      интересы фирмы (финансовый показатель)

2)      интересы потребителей процесса (внешних или внутренних)

3)      внутренние процессы в измеряемом процессе

4)      важные изменения в компании

 

Важное замечание – надо выбирать такие показатели процесса, на который владелец процесса может повлиять!

 

Выбрав показатель, анализируем его на соответствие и задаем следующие вопросы:

1)      Связан ли предлагаемый показатель с вышеупомянутыми целями нашей организации?

2)      Правильно ли он отражает функционирование измеряемого процесса?

3)      Правильно ли его понимают сотрудники, выполняющие процесс?

4)      Существует ли необходимая информация для осуществления измерения и легко ли её добыть?

5)      Насколько оперативен показатель? Намного ли он отстает от происходящего в процессе?

6)      Самый важный вопрос – могут ли сотрудники, осуществляющие процесс, повлиять на него?

 

Если на все вопросы Вы ответили «да» - идем дальше.

 

Бесцельное измерение не имеет смысла. На втором этапе, после понимания, что и как мы измеряем, задача будет установить целевые значения показателей, направление ресурсов в те процессы, которые мы считаем наиболее важными в данный момент времени.

 

Важное примечание: существует естественное случайное отклонение значений в любых значениях любого процесса.  Соответственно, интерпретировать данные необходимо с учетом таких естественных колебаний.

 

Пример разработки показателей для СлГИ (службы главного инженера) производства:

 

1)      Задачи СлГИ:

2.1.1. Поддержание действующего производственного оборудования в исправном состоянии.

2.1.2. Организация и введение  в  действие новых производственных мощностей.

2.1.3. Создание безопасных условий труда на  рабочих местах в производстве.

2.1.4.  Подготовка производственного персонала.

 

Исходя из задач, основная из которых, на мой взгляд, – 2.1.1. предлагаю следующие показатели:

Процесс

Показатель

Ответственность за показатель

Метод расчета

Управление оборудованием

Среднее время работы линий до поломки

СлГИ производства

среднее суммирования  продолжительности работы всех производственных линий от поломки до поломки

Управление оборудованием

соотношение бюджетных расходов на ремонт и ППР/тонна продукции

СлГИ производства

соотношение бюджетных расходов на ремонт и ППР/тонна продукции

 

Проводим анализ данного показателя:

 

1)      Связан ли предлагаемый показатель с вышеупомянутыми целями нашей организации?

Оба показателя непосредственно влияют на эффективность работы производства, таким образом воздействуя на финансовую составляющую предприятия.

2)      Правильно ли он отражает функционирование измеряемого процесса?

Среднее время работы линии – непосредственный результат деятельности СлГИ, разумеется, существуют дополнительные факторы, влияющие на время работы линии без поломок, но есть прямая зависимость от усилий службы на конечный результат.

3)      Правильно ли его понимают сотрудники, выполняющие процесс?

Будет обсуждаться с сотрудниками и руководителями службы.

4)      Существует ли необходимая информация для осуществления измерения и легко ли её добыть? Отчет по простоям из базы данных 1С-8.

5)      Насколько оперативен показатель? Намного ли он отстает от происходящего в процессе? Показатель в начале будет рассчитан исходя из данных за прошлый год, потом - в лучшем случае, может рассчитываться на месячной основе.

6)      Самый важный вопрос – могут ли сотрудники, осуществляющие процесс, повлиять на него? Могут.