Главная Организационное развитие и улучшение Стратегическое планирование
Организационное развитие и улучшение

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование

 

Как и у пилота самолета, у руководителя есть два основных варианта управления организацией - планировать направление, в котором движется организация или включить автопилот. Однако компьютеры пока не очень хороши в реагировании на возникающие проблемы. Так что, если Вы, руководитель, планируете свой вылет заранее, у Вас есть неплохой шанс добраться до намеченной точки прибытия.

 

Что будет с Вашим бизнесом через 3 года? Как Вы будете двигаться к желаемому будущему? Насколько Вы продвинетесь к нему в следующем году?

Никто не может предсказать будущее, но если ничего не делать, оно точно не будет отличаться от прошлого.

 

 

Стратегическое планирование – это инструмент, который влияет на будущее организации.

Каждая организация нуждается в своем, конкретном стратегическом плане. Но подходы и принципы  разработки плана  одинаковы для всех.

 

Зачем нужно осуществлять стратегическое планирование?

Ответ:

- абсолютное большинство сотрудников не понимает стратегию организации, в которой они работают

- у большинства организаций не получается успешно выполнить запланированную стратегию

- большая часть руководителей высшего звена тратит менее 1 часа в месяц на обсуждение стратегии

- большинство организаций не привязывает стратегию к финансированию.

 

Стратегия для организации – это четкое представление о том, куда движется организация и как она реагирует на динамичную окружающую среду.

 

Пять основных принципов стратегии:

- определи особенную ценность предлагаемой продукции и/или услуг по сравнению с продукцией / услугами конкурентов

- поддерживай бизнес-процессы, которые доносят эту ценность до потребителя

- установи, что является пользой для организации (что надо делать и что не надо делать)

- сконцентрируйся на операциях, которые взаимодействуют друг с другом и укрепляют одна другую

- поддерживай постоянное улучшение в организации и двигай её вперед в будущее

 

Стратегический план – это дорожная карта, которая описывает, как Ваша организация реализует выбранную стратегию.

 

План концентрирует энергию всех элементов организации и направляет её в нужное направление.

 

Разница между стратегическим планом и бизнес-планом следующая:

Стратегический план помогает улучшаться уже существующему бизнесу. Бизнес-план помогает оценить перспективы нового планируемого бизнеса.

 

Типичные ошибки процесса стратегического планирования:

Для стратегического планирования используется ненадежная информация

Неудобная для восприятия информация, обнаруженная во время подготовки планирования, игнорируется.

Руководство организации переоценивает свою способность разработать план

Планирование, осуществляемое только ради планирования

Запуск процесса стратегического планирования в организации с неразрешенными критическими проблемами

Слепое копирование чужой практики

Слишком глубокое погружение в детали – так можно просто потерять время.

 

Итог - неудачное планирование приводит к запланированной неудаче.

 

Давайте рассмотрим основные составные элементы стратегического плана:

Миссия и ценности компании

Долгосрочные Цели

Стратегии развития для достижения целей

Планы мероприятий для внедрения стратегий

 

Стратегическое планирование - это координируемый и системный процесс создания плана, который направит организацию в будущее и оптимизирует её потенциал.

 

Зачем тратить время на стратегическое планирование?

В любом случае руководство организации уже этим занимается тем или иным образом. Просто нужно это делать правильно и структурировано.

 

 

 

Попробую описать этапы стратегического планирования простыми словами

1 Где мы сейчас?

1.1 Оценка состояния организации

1.2 Миссия

1.3 Ценности

2 Куда мы идем?

2.1 Мечта – желаемое будущее

2.2 Конкурентное преимущество

3 Как мы туда доберемся?

3.1 Стратегические цели

3.2 Приоритеты

3.3 Стратегии

3.4  Действия

3.5  Ключевые параметры

3.6 Выполнение

 

 

Теперь научный вариант -  элементы стратегического плана

Миссия

Видение / Мечта – желаемое будущее

Ценности и направляющие принципы

SWOT – анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз

Конкурентное преимущество

Стратегические цели

Стратегия

Краткосрочные цели

Мероприятия

Сбалансирования система показателей / ключевые параметры

Финансовая оценка

 

Процесс подготовки стратегического плана состоит из следующих этапов:

 

1. Подготовка планирования

1.1  Определи готовность организации

1.2  Создай комиссию по планированию

1.3  Определи, какую информацию надо собрать для подготовки плана

 

2. Создание миссии / желаемого будущего

2.1  Определи причину существования организации

2.2  Определи ценности организации

2.3  Опиши, как будет выглядеть успех организации

 

3. Анализ позиции организации

3.1  Определи внутренние сильные и слабые стороны организации

3.2  Определи внешние возможности и угрозы

3.3  Ситуация на рынке (опросы потребителей)

3.4  Проведи SWOT

 

4. Согласование приоритетов

4.1  Развитие конкурентного преимущества

4.2  Определи долгосрочные цели

4.3  Выбери стратегии для разных сегментов рынка

4.4  Определи краткосрочные цели

4.5  Установи перечень мероприятий на текущий год

 

5. Организация плана

5.1  Подготовка полного рабочего стратегического плана в едином документе

5.2  Подготовка сокращенного стратегического плана для информирования организации

 

6. Запуск плана

6.1  Передача плана в подразделения

6.2  Назначение ответственного за контроль плана

6.3  Обеспечение финансовой и ресурсной поддержки

 

7. Внедрение плана

7.1  Назначение ответственных за СПП (ключевые параметры)

7.2  Назначение ответственных за мероприятия

 

8. Регулярная проверка выполнения

Ежемесячное или ежеквартально

8.1  Определи источник каждого ключевого параметра

8.2  Организуй порядок проверки выполнения

8.3  Определи когда и как отчитываться

8.4  Проводи регулярные совещания для отслеживания

8.5  Анализируй данные и реагируй

 

Итак, перейдем к самому процессу создания стратегического плана.

 

1. Для этого создается специальная комиссия. Состав комиссии по разработке стратегического плана – от 9 до 15 человек, в неё входят представители разных важных подразделений. Обязательно участие генерального директора и отдельного ответственного лица за разработку и контроль стратегического плана.

 

Подчеркну необходимость правильно проводить совещания.

 

Правильное проведение совещаний

1 Четкая повестка дня

2 Участники совещаний должны приходить подготовленными

3 Нужно соблюдать повестку дня и контролировать время начала и завершения совещания

4 Необходимо направлять совещание в нужное русло

5 Все участники совещаний равны в высказывании мнений и в обсуждении вопросов

6 Генеральный директор не должен подавлять мнения подчиненных во время обсуждений.

 

2. Следующий этап - разработка миссии и мечты компании организации

Миссия обычно включает в себя следующее описание:

1 Основа организации / настоящее

1.1 Что вы делаете лучше всего? (Конкурентное преимущество)

1.2  Зачем вы существуете?

1.3 Ценности организации

2 Будущее организации

2.1 Куда организация направляется?

2.2 Описание желаемого будущего

 

Определение основных ценностей организации

Какие основные ценности и убеждения в организации?

Что направляет сотрудников организации в ежедневной работе?

Какие обязательства они ощущают?

3. Анализ позиции организации

Первый этап оценки организации

Оценка возможностей (нематериальных активов) организации

- персонал

- организационная культура

- знания

Второй этап оценки организации

Оценка материальных активов и ресурсов

- финансовые ресурсы

- физические ресурсы

- репутация, торговые марки, интеллектуальная собственность

Проведите Анализ ситуации за прошедший год, оцените

- достижения

- неудачи

- продукцию и/или услуги

- финансы

Три вещи влияют на организацию.

Бизнес-среда

Промышленность, в которой работает организация (включает конкурентов)

Рынок

На схеме описан анализ состояния организации и окружающей среды.

 

 

 

 

Итоговый типовой перечень рубрик для проведения группового SWOT анализа, по каждой рубрике формулируем перечень вопросов, на которые надо ответить:

 

Внутренние сильные и слабые стороны организации

(факторы под контролем организации)

Способности / возможности

- персонал

- организационная структура

- капитал знаний и умений

Ресурсы

- финансы

- материальные

- нематериальные

Процессы

- операционные

- управление потребителями

- управление взаимоотношениями

- разработка

Другое

- технология

- коммуникации

- производительность

- прибыльность

Существующие потребители

- База потребителей

- удовлетворение

- лояльность

- сила цепочки ценности для потребителей

- сила предложения ценности для потребителей

 

Внешние возможности / угрозы

(внешние факторы, вне контроля организации)

Операционная окружающая среда

- политическая / юридическая

- экология

- социальные факторы

- технологические факторы

Промышленность / индустрия

- новые конкуренты

- товары заменители

- сила поставщиков

- сила покупателей

- конкурентная борьба

Рынок

- растет или уменьшается

- размеры рынков

- новые рынки

Конкуренты

- кто они

- силы / слабости

- стратегии

- цели

 

 

Этап 4 - постановка стратегических целей

1 Цели должны быть понятны всем

2 Цели должны быть измеряемы и привязаны к срокам

3 За каждую цель кто-то должен отвечать

4 Организационная культура должна стимулировать ответственных не нарушать сроки.

 

 

Обратите внимание на важный нюанс, существуют

четыре основных стратегии роста организации

 

 

Правильная постановка краткосрочных целей

SMART

 

S (specific) Краткосрочные цели должны быть конкретными, например, они должны отвечать на вопросы «сколько» и «какого вида»?

 

М (measurable) Эти цели должны быть измеряемыми, то есть, установленными в количественных параметрах. Это позволяет планирование, контроль и анализ.

 

A (attainable) Цели должны быть достижимыми. Иначе они обречены на неудачу.

 

R (responsible) За каждую цель должен отвечать конкретный человек или департамент.

 

T (time) Для каждой цели устанавливается срок исполнения.

 

Пример перечня типовых показателей для краткосрочных целей

Финансы

Потребители

Внутренние бизнес-процессы

Персонал и обучение

Чистая сумма продаж

Улучшение репутации

Операционная себестоимость в процентах

Удержание персонала

Валовая маржа

Количество жалоб потребителей

Эффективность обслуживания в часах работы (время работы в заказе / время работы сотрудников)

Удовлетворение

персонала

Прибыль до налогообложения

Процент от доли рынка

Качество продукции / обслуживания

Количество обращений на вакансии

Операционные расходы (% от продаж)

Количество сохраненных (повторных) потребителей

Процент брака / дефектов

Текучесть кадров

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Удовлетворенность

потребителей

Уровень успеха новой продукции

Количество подаваемых предложений по улучшению

Оборачиваемость запасов

Выручка по клиентскому счету

Время цикла выполнения заказа / доставки

Процент эффективных работников в организации

Коэффициент финансового левериджа

Время, проведенное с клиентом

Время выполнения проекта

Средний объем продаж на работника

Коэффициент собственного капитала

Доход от клиента

Количество рекламаций / возвратов / дефектов

Количество «чистых» новых позиций

Операционный денежный поток

Номер трансакций на единицу времени

Время доставки

Количество проведенных обучений

Финансовый денежный поток

Средний размер продажи на трансакцию

Время реагирования на запрос клиента

Окончательный наличный баланс

Индекс удовлетворенности потребителей

Количество рыночных пробных испытаний

Прибыль на акцию

Количество потребителей

Относительное качество продукции

ROI, ROE, ROA

Количество новых потребителей

Количество новых произведенных продуктов

Соотношение новых к существующим потребителям

Средняя себестоимость изделия

Средняя сумма продаж на потребителя

Количество проданных изделий

 

5. Создание стратегического плана в едином документе

План содержит:

- описание конкурентного преимущества

- миссия, желаемое будущее, ценности

- долгосрочные стратегии

- стратегические цели

- SWOT анализ

- профиль целевой аудитории

- трехлетние и годовые цели

- перечень мероприятий

- финансовые прогнозы и планирование

 

Обычно мероприятия планируются на период до  90 дней. Каждый месяц или три (в зависимости от периодичности контрольных совещаний) перечень мероприятий проверяется и актуализируется.

 

Каждое мероприятие в плане содержит:

- описание требуемого действия

- дату начала

- дату завершения

- фамилию ответственного за выполнение

- примечание о степени выполнения

- описание планируемых расходов

 

Для успешной реализации стратегического плана необходимо наличие ответственного за разработку, внедрение и контроль выполнения стратегического плана.

 

Анализ рисков при подготовке стратегического плана – один из важнейших элементов создания реального работающего плана.

 

Подготовь перечень потенциальных рисков

Оцени вероятность каждого риска по шкале от высокой до низкой

Присвой денежный эквивалент каждому высокому риску

Выбери три самые высоких риска по деньгам

Разработай мероприятия по минимизации рисков (учти соотношение стоимость –польза)

Если принимается решение ничего не предпринимать по отношению к риску – разработай план действий в случае возникновения риска.

 

Каскадирование целей организации в департаменты

1 Назначь ответственного за процесс

2 Создай матрицу как на нижеприведенном рисунке, где все корпоративные цели приведены в первом левом столбике, а цели подразделений в первой верхней строчке.

3 Определи, какие подразделения отвечают за каждую цель. За некоторые цели могут отвечать несколько департаментов / отделов.

4 Каждый руководитель подразделения разрабатывает внутренние цели для своего подразделения, которые должны поддержать достижение корпоративных целей для этого подразделения.

5 Повторяем этапы от 2 до 5, пока не доходим по индивидуальных сотрудников.

На всех этапах задаем и отвечаем на следующие вопросы:

«Что мы, как команда, должны сделать, чтобы помочь достижению корпоративных целей? Что должен я сделать, чтобы достичь цели для моего отдела?»

 

Пример:

 

 

Секреты успеха для процесса стратегического планирования

1 Максимально вовлекай ключевых руководителей и сотрудников в процесс подготовки плана – им потом его выполнять.

2 Убирай чепуху и лишний текст из плана. План –это руководство к действию, откуда идти и куда идти. Ничего лишнего. Избегай создания бумажного монстра на десятки и сотни страниц.

3 Назначь ответственного координатора за ведение процесса. Пусть отслеживает процесс, контролирует изменения, передает информацию и организует совещания.

4 Создай выжимку из стратегического плана на 1-ной странице. Распространи её всем ключевым сотрудникам и руководителям. Это помогает сфокусировать внимание всех на самом главном.

5 Привяжи материально ключевых сотрудников и руководителей к достижению целей. Плати за достижение целей.

6 Стремись к простоте. Не используй профессиональный жаргон и научные термины в плане и документации. Все в организации должны понимать план и документы.

7 Проводи ежемесячно совещания по контролю подготовки и выполнения плана.

8 Используй метрики – ежемесячно отмечай и информируй о степени выполнения заданий и мероприятий.

9 Показывай как руководитель личный пример.

10 Публично отмечай достижения и успехи.

 

 

Дополнительная информация для разработки плана:

При разработке долгосрочных целей и определении стратегии для организации часто выбирается задача улучшения производительности. Не забывайте, что на практике это означает:

- более эффективное использование ресурсов

- получение тех же результатов в более короткое время.

 

Еще одна важная и распространенная цель - повышение ценности для потребителей.

Есть три основных подхода для повышения ценности для потребителей:

  1. Обеспечение наименьшей цены, достигаемое высокой операционной эффективностью
  2. Лучшие продукты /сервисы, создаваемые постоянным внедрением инноваций
  3. Максимальное удовлетворение потребностей клиентов, выполняется путем глубокого понимания потребностей и нужд клиентов.

Применение подхода наименьшей цены:

«Мы предлагаем стабильную продукцию и услуги, своевременно и по наименьшей цене».

- Предлагать потребителям продукцию и услуги по привлекательным ценам

- закупать сырье и услуги по наименьшей цене

- обеспечивать стабильный уровень качества

- достаточный ассортимент продукции и услуг

- быстрый и удобный метод покупки для клиентов организации.

 

Контролируем качество, расходы и время цикла для основных операций, умелое управление сырьем и материалами.

 

Применение подхода внедрения инновационной продукции и услуг:

«Мы предлагаем тебе продукцию и услуги, которые раньше считались невозможными»

Постоянно предлагаем потребителям поток инновационных услуг и продуктов.

- Быть первым на рынке с новыми продуктами услугами

- всегда предлагать новейшую продукцию и услуги, которые превосходят существующие продукты на рынке

- более высокая цена, чем у конкурентов на инновационную продукцию / услуги

- завоевывать новые сегменты / рынки покупателей.

 

Контролируем процесс разработки новой продукции и услуг, внедряем инновационные подходы в организации. Питательная среда для новых идей, быстрый перевод этих идей в разработку, производство и на рынок.

 

Применение подхода глубокого понимания потребностей покупателей:

«Мы предлагаем тебе наилучшее решение, потому что мы точно знаем, что тебе нужно»

Концентрируемся на узком рыночном сегменте, на котором отлично понимаем покупателя и его потребности.

Организация разрабатывает и предлагает покупателю продукцию и услуги, которые точно подходят к ожидаемым запросам потребителей.

- Постоянно исследуем рынок и реагируем на его изменения

- подстраиваем продукцию и услуги под конкретного потребителя / группы потребителей

- достигаем великолепного обслуживания потребителей

- повышаем эффективность систем взаимодействия с потребителями

- предлагаем и продаем комплексные полные решения.