Главная Что такое управление качеством (рубрикатор) Качество распространения / доставки Управление качеством в отгрузке, транспортировке и дистрибуции продукции
Что такое управление качеством (рубрикатор)

Управление качеством в отгрузке, транспортировке и дистрибуции продукции

Важное примечание – в статье не обсуждаются требования к транспортировке и хранению вредных, пожароопасных и взрывчатых веществ!

 

Несмотря на наличие отраслевых стандартов по транспортировке, управление качеством в отгрузке, транспортировке и дистрибуции является каким - то пасынком в семье стандартов качества. Требования к этим процессам в той или иной степени рассматриваются в стандарте ИСО 9001. А вот отдельный стандарт по качеству с требованиями к отгрузке, транспортировке и дистрибуции существует только в фармацевтике (GDP, GOOD DISTRIBUTION PRACTICIES).

Базовые требования этого стандарта подходят помимо лекарств и к другим типам товаров.

1. Процессы и ответственность

Как и любой другой организационный процесс, отгрузка, транспортировка и дистрибуция (распространение) должны быть документированными управляемыми процессами. Требования к этим процессам должны быть описаны в документации системы качества. Организация должна определить, кто отвечает за эти процессы (ответственность, функции, должности и т.п.).

 2. Ответственность субподрядчиков и заказчика

Важная особенность отгрузки, транспортировки и дистрибуции – наличие в процессах сторонних организаций (транспортная компания, заказчик, временное хранение и т.п.). То есть все требования к процессу отгрузки, к транспортному средству, к условиям хранения и действиям в случае проблемы должны быть согласованы и утверждены в контрактном порядке до начала взаимодействия всех сторон. Внешняя транспортная компания или промежуточный склад должны быть частью процесса управления качеством, то есть знать все требования к товару, отгрузке и хранению и координировать свои действия в случае проблем с производителем товаров.

 

3.  Контроль статуса и срока годности

Так как отгрузка обычно производится на складах и является частью складских процессов, то требования к управлению качеством на складах также распространяются на отгрузку. Отгрузка, по сути,  является контрольной точкой, где у нас есть физическая возможность проверить соответствие отгружаемого товара (прошел ли проверку ОТК, срок годности?). Разумеется, параллельно проверяются отгружаемые документы и/или база данных. Обычно также проверяется наличие всей необходимой сопроводительной документации (паспорта качества, гигиенические сертификаты, листки безопасности и т.п.).

 

4. Прослеживаемость

             Мы должны иметь возможность отследить, когда, куда, кем, как и сколько было отгружено товара. Я говорю о

            - дате и времени отгрузки

            - информации о том, кто отгружал

            - кому была отгружена продукция

            - в каких условиях велась отгрузка, какое оборудование было использовано, при необходимости – температура и влажность    во    время 

              отгрузки?

            - данных об отгрузке (количество продукции, номера партий, паллет, поддонов и упаковок)

            - данные о транспортном средстве и контейнерах

 Простым языком можно сказать так – мы должны иметь возможность для каждой единицы товара отследить путь от начала транспортировки до конца цепочки.

     

 5.   Требования к зонам отгрузки

 Зоны отгрузки являются частью складских помещений и требования к ним абсолютно идентичны требованиям к складским          помещениям. Это

             - наличие достаточного места для операций

             - контроль и соблюдение условий хранения товаров

             - чистота

             - контроль уборки россыпей и поврежденных товаров

             -  контроль грызунов, насекомых и вредителей (дератизация и дезинсекция).

 

 6.    Зоны отгрузки

             Зоны непосредственной отгрузки должны защищать товары от намокания и загрязнения (козырьки, рампы и т.п.).

     

 7.     Принцип отгрузки FIFO

         Должен соблюдаться принцип FIFO (первый товар пришел - первый ушел), который позволяет следить за сроком годности   товаров  на  складе. 

   

 8.    Машины и оборудование

Нельзя использовать поврежденное погрузочно-разгрузочное оборудование и машины. Необходимо предотвращать повреждения товаров от использования такого оборудования.

     

 9.    Транспорт - требования к условиям хранения 

Складские требования к условиям хранения, контролю вредителей и чистоте также распространяются на транспортные средства (машины, контейнеры, вагоны и т. п.). Необходимо проверять их соблюдение регулярно.

     

10.   Транспортировка товаров с особыми требованиями к условиям хранения

         В случае транспортировки товаров с особыми требованиями к условиям хранения (влажность, температура) необходимо

         - проверять пригодность транспортного средства к транспортировке такого товара

        - проверять соблюдение условий хранения во время транспортировки (периодический выборочный контроль условий хранения или      постоянный приборный мониторинг).

     

11.    Предотвращение пересортицы разных товаров и партий во время транспортировки

В случае совместной отгрузки и транспортировки разных типов продукции и/или партий необходимо предотвращать пересортицу (смешение) товаров во время транспортировки и отгрузки. Для этого используется как физические методы отделения продукции (паллетирование, отделение картоном), так и наглядное визуальное обозначение продукции (цветные ярлыки, этикетки большого размера на поддонах).

 

12.    Защита товаров  во время транспортировки

         Отгружаемая продукция должна быть защищена от воровства и повреждения во время транспортировки и промежуточного хранения.

     

13.    Идентификация товара

Вся отгружаемая продукция должна быть адекватно идентифицирована – имя и контакты производителя, условия хранения, номер партии, количество продукции и т.п., различные предупреждения об опасности повреждений товара.  

 Все транспортируемые контейнеры должны быть идентифицированы максимальным образом.

 

14.   Записи с информацией  об отгружаемой продукции

Необходимо поддерживать адекватный уровень данных об отгружаемой продукции в записях по отгрузке на складе и в сопроводительной документации:

- дата отгрузки

- название транспортировщика

- адрес получателя

- описание товара

- количество товара, количество товара в упаковке

- срок годности

- номер заказа и т.п.

Информация об отгрузке должна обеспечивать возможность отследить, кому, куда и когда ушел товар и при необходимости отозвать проблемную продукцию от потребителя и распространителя.

 

 15.   Проверка состояния транспортного средства перед отгрузкой

Необходимо проверять состояние транспортного средства (состояние, чистота, условия хранения товара, годность к условиям  транспортировки) перед отгрузкой и вести записи о результатах проверки.

 

 16.   Руководитель, ответственный за транспортировку

Ответственный за отгрузку и транспортировку должен обладать всей необходимой информацией об условиях хранения, условиях транспортировки и обеспечивать соблюдение этих условий на всех этапах отгрузки, транспортировки и распространения товара.

(очень часто такая информация не доходит до транспортного отдела или склада и пылится где-нибудь в службе качества).

 

 17.   Обмен информацией и взаимодействие в случае проблем с товаром

      Должен существовать и поддерживаться постоянный канал обмена информацией отправителя товара с транспортной компанией. В случае наличия проблем информация должна быстро и оперативно передаваться производителю. Также необходимо определить формы взаимодействия для установления причин проблемы во время транспортировки. Должен быть определен механизм оповещения о проблеме, изоляции и возврата проблемной продукции отправителю. Всё взаимодействие должно быть описано, согласовано и утверждено в контракте.

 

  18.   Возврат проблемной продукции

В случае возврата проблемной продукции необходимо во время временного хранения и во время обратной транспортировки обеспечить физическое отделение проблемной продукции от нормальной.

 

  19.   Система документации и записей у субподрядчиков

Транспортная компания и субподрядчик, обеспечивающий временное хранение и дистрибуцию должны обладать системой документации и записей

-  описывающей требования к процессу транспортировки, хранения и распространения товара

-  содержащей записи (данные) о транспортируемой и хранящейся продукции.

               ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ – речь идет о второй системе документации, учета и контроля, параллельной системе отправителя товара!

       

  20.  Проверка и разбраковка возвращаемой проблемной продукции

         Должен быть определен механизм возврата, проверки и разбраковки проблемной продукции службой качества отправителя.